华中师范大学会议费管理暂行办法

华中师范大学文件

关于印发《华中师范大学会议费管理
暂行办法》的通知

校内各单位：

《华中师范大学会议费管理暂行办法》已经2016年第16次党委常委会研究通过，现予以印发，请遵照执行。

附件：华中师范大学会议费管理暂行办法

华中师范大学

2016年8月30日

附件

华中师范大学会议费管理暂行办法

第一章　总 则

第一条　为加强和规范学校会议费管理，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号），结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于学校各单位举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

在华国际会议是指报经报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

第三条　各单位在举办会议时，应遵循勤俭节约、诚实守信的原则。会议举办者是会议费的直接责任人，对会议费费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性承担直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。

第二章　会议费开支范围和标准

第四条　举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第五条　会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：

单位:元/人.天

（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具等。

（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。国内业务会议中外籍人士达到参会人数三分之一的，综合定额标准可提高到760元/人.天（住宿费500元/人.天、伙食费150/人.天、其他费用110/人.天）。

（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（四）会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第六条 下列费用纳入会议费预算，可在会议费综合控制定额外开支，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表城市间交通费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

（三）参会专家劳务费。会议举办者根据工作需要，可按有关规定向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。

第三章 会议费审批和报销管理

第七条　各单位应建立会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。国内管理会议会期一般不得超过2天，会议报到和离开时间合计不得超过1天，参会人数原则上控制在80人以内。国内业务会议报到和离开时间合计不得超过2天。

第八条　举办会议应预先编制《华中师范大学会议费支出预、决算表》（见附件），由经费项目负责人签字后报各单位财务负责人或授权人审批。

国内业务会议会期不超过3天且参会人数不超过100人的由所在单位审批，超过的需经职能部门主要负责人审批。

国内管理会议会期不超过2天且参会人数不超过80人的由所在单位审批，超过的需报学校办公室审批。

第九条　各类会议应尽可能在校内举办，尤其是主要由校内人员参加的各类会议原则上必须在校内举行，要充分利用校内资源。校内不具备条件而需到校外召开的，应根据经济性、便利性原则选择会议收费在综合定额之内的场所。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十条　确因工作需要，委托会议服务单位代办会议的，应择优选择承办单位并签订合同。会议费达到我校招投标限额需要招标的委托业务，按规定程序进行招投标，确定委托单位。

第十一条　受上级主管部门或其他单位委托承办会议，应根据委托单位性质和会议类型，采用相应的开支标准。获全额资助的会议，资助方对会议标准、会议地点和开支范围有特定要求，并在资助协议中约定的，可按协议执行。

第十二条　各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，会议期间发生的所有费用均汇总到《华中师范大学会议费支出预决、算表》中，集中一次性报销完毕。会议费报销原则上应通过银行转账方式和公务卡结算。

会议费报销时需提供：

（一）会议通知；

（二）会议费支出预、决算表；

（三）会议费报销单；

（四）实际参会人员签到表；

（五）举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件。

（六）委托会议服务单位代办会议的，须提供会议服务单位开具的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；

第四章　监督问责

第十二条　各单位举办的非涉密会议，要采取一定的形式在单位内部进行公示。要严格执行会议费综合控制定额标准规定，不得开支与会议无关的费用。会议期间不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观; 严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。

第十三条　学校财务、审计、纪检监察等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校财务、审计、纪检监察等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。

第十四条　举办会议违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第五章　附 则

第十五条　本办法由财务处负责解释。

第十六条　本办法自颁布之日起实行。

附件：华中师范大学会议费支出预、决算表

附件：

华中师范大学会议费支出预、决算表